Surat yang baik adalah surat yang dapat menyampaikan pesan/gagasan penulis kepada penerima
surat sama seperti yang diinginkan oleh penulis surat, tidak menimbulkan salah penafsiran,
menghargai penerima surat, dan tampil dengan bentuk yang benar. Oleh sebab itu, surat yang
baik haruslah memenuhi beberapa syarat, baik syarat yang berkaitan dengan bentuk,
pengetikan, isi, maupun bahasa surat. Keempat hal tersebut dapat dipaparkan
sebagai berikut.
Pertama,
surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar. Penyusunan letak
bagain-bagian surat (bentuk surat) harus sesuai dengan pedoman yang telah
ditentukan. Mengingat setiap lembaga memiliki model yang
telah dibakukan untuk lembaga tersebut maka penulisan
model harus sesuai dengan ketentuan dari lembaga. Pemilihan model surat yang tidak berasal dari lembaga tempat bekerja
dianggap salah.
Kedua, surat
harus diketik secara benar. Pengetikan surat dianggap benar apabila pengetikan surat
tersebut dilakukan secara cermat, bersih, rapi, dan menggunakan kertas yang sesuai
dengan aturan. Cermat artinya tidak terdapat kesalahan pengetikan kata-kata
yang terdapat dalam surat. Cermat juga berkaitan
dengan pemilihan jenis dan ukuran huruf. Dalam surat resmi
perlu dipilih jenis huruf yang menunjukkan keresmian, misalnya arial, calibri, courier,
pica, roman,
dan times. Bersih dalam arti tidak terdapat
noda (biasanya tinta pita) atau
dalam pengetikan manual tidak banyak tindasan (ditip-ex). Kertas yang digunakan adalah kertas yang memang dipersiapkan untuk
surat, bukan sembarang kertas. Pemilihan warna kertas juga mendapat perhatian.
Ketiga, isi
surat harus dinyatakan secara jelas, ringkas, sopan, dan eksplisit. Jelas dalam
arti isi atau maksud surat dapat ditangkap secara jelas dan mudah. Surat resmi
tidak perlu ditulis dengan cara yang berbelit-belit
dan bertele-tele. Isi surat cukup dipaparkan secara ringkas
tetapi utuh. Sopan dalam arti tidak ada hal-hal yang dapat menyakitkan hati
penerima surat. Kesopanan biasanya berhubungan dengan
pemilihan kata yang digunakan dalam surat. Eksplisit
dalam arti bahwa isi surat harus dituangkan dengan kata-kata yang nyata. Secara
garis besar isi surat dipilah menjadi tiga bagian, yaitu paragraf pembuka, paragraf
isi, dan paragraf penutup. Paragraf pembuka merupakan pengantar yang mengarah pada
inti surat. Dengan
pengantar ini diharapkan pembaca tidak terkejut karena penulis langsung
mengarah pada isi. Paragraf isi merupakan hal yang akan disampaikan penulis kepada
pembaca. Isi surat hendaknya ditulis secara jelas, singkat, dan utuh sehingga
mudah dipahami dan tidak menimbulkan salah
pengertian. Paragraf penutup merupakan simpulan dari
paragraf isi. Sebagai simpulan, paragraf penutup berisi inti hal yang ditulis.
Di samping itu, sebagai penutup paragraf ini juga
mengungkapkan harapan penulis pada penerima surat dan ucapan
terima kasih.
Keempat,
bahasa yang digunakan dalam surat harus baik dan benar. Penggunaan bahasa
dalam surat berhubungan dengan pemakaian ejaan, pemilihan kata, penyusunan kalimat,
pengembangan paragraf, dan pemakaian gaya berbahasa. Kesalahan penulisan surat pada
umumnya berkaitan dengan pemakaian bahasa. Kesalahan yang dimaksud meliputi kesalahan
penerapan ejaan, kesalahan pemilihan kata, dan kesalahan penyusunan kalimat.
Penulis,
Abu Samman Lubis
Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Malang.
Demikianlah Artikel Belajar Membuat/Menulis Surat Yang Baik
Sekianlah artikel Belajar Membuat/Menulis Surat Yang Baik kali ini, mudah-mudahan bisa memberi manfaat untuk anda semua. baiklah, sampai jumpa di postingan artikel lainnya.
Anda sekarang membaca artikel Belajar Membuat/Menulis Surat Yang Baik dengan alamat link http://arsipsuratku.blogspot.com/2013/10/belajar-membuatmenulis-surat-yang-baik.html
Sangat membantu untuk belajar tentang menulis surat...om...
ReplyDelete