Pengurusan Surat Keluar

Pengurusan Surat Keluar - Artikel arsip surat yang sobat baca kali ini dengan judul Pengurusan Surat Keluar, semoga isi postingan Artikel Tips membuat Surat yang kami tulis ini bermanfaat untuk pembaca sekalian. Selamat membaca artikel tentang Pengurusan Surat Keluar.

Arsip Suratku Blog -  Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Penanganan surat masuk, pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut.

a. Pengolahan

1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke penandatanganan surat dinas. Penyiapan surat keluar dilaksanakan, antara lain karena

(a) adanya kebijaksanaan pimpinan;

(b) reaksi atas suatu aksi;

(c) adanya konsep baru.

2) Penyiapan/penyusunan konsep surat keluar adalah sebagai berikut.

a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat/ pegawai yang membidanginya, seperti sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk.

b) Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkan pada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan.

c) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu harus diteliti oleh sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan atau menurut pertimbangannya sendiri terhadap isi surat dinas, sekretaris pimpinan sekretariat menetapkan tingkat kecepatan penyampaian dan tingkat keamanan surat.

d) Setiap konsep surat dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep surat dinas tersebut.

e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut.

(1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/sebelum nama pejabat penanda tangan surat.

(2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kanan/setelah nama pejabat penanda tangan.

(3) Setelah surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan dan tidak lagi mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki, proses selanjutnya adalah

(a) pengajuan kepada pejabat yang akan menandatangani surat;

(b) penandatanganan oleh pejabat yang bersangkutan;

(c) pembubuhan cap;

(d) pemberian nomor.

b. Pencatatan

Semua surat keluar dicatat dalam Buku Pencatatan Surat Keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya diatur oleh instansi masing-masing.

c. Penggandaan

1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak surat dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju.

2) Penggandaan hanya dilakukan setelah surat keluar ditandatangni oleh pejabat yang berhak.

3) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus asli (bukan salinan).

4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju (alamat distribusi).

5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan penyampaiannya kilat dan sangat segera harus didahulukan.

6) Penggandaan surat keluar yang tingkat keamanannya sangat rahasia/rahasia harus diawasi dengan ketat.

7) Sekretaris/pimpinan sekretariat berkewajiban menjaga agar penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang diatur oleh instansi masing-masing.

d. Pengiriman

1) Surat keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke dalam sampul.

2) Pada sampul surat keluar yang tingkat keamanannya biasa (B), rahasia (R), dan sangat rahasia (SR) dicantumkan alamat lengkap, nomor surat dinas, dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian (kilat/segera/sangat segera/biasa).

3) Surat yang tingkat keamanannya SR atau R dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamat lengkap, nomor surat dinas, cap dinas, cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkat keamanan. Sampul ini dimasukkan ke dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama kecuali cap tingkat keamanan.

4) Semua surat keluar yang dikirim dicatat dalam Buku Ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda bukti pengiriman tersendiri.

5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan sekretariat mengusahakan keselamatan pengiriman sernua surat keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.

e. Penyimpanan

1) Semua arsip surat keluar (pertinggal) harus disimpan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam kearsipan.

2) Naskah asli surat dinas keluar dan naskah yang diparaf harus disimpan.

3) Tata cara penyimpanan surat keluar diatur oieh instansi masing-masing.

Demikianlah Artikel Pengurusan Surat Keluar

Sekianlah artikel Pengurusan Surat Keluar kali ini, mudah-mudahan bisa memberi manfaat untuk anda semua. baiklah, sampai jumpa di postingan artikel lainnya.

Anda sekarang membaca artikel Pengurusan Surat Keluar dengan alamat link http://arsipsuratku.blogspot.com/2013/11/pengurusan-surat-keluar.html